Văn phòng thông minh – Xu hướng chuyển đổi số cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ

24.11.2021

Trong bối cảnh COVID-19 khiến các công ty trong mọi ngành phải đánh giá lại hoạt động kinh doanh, "Chuyển Đổi Số" đang là từ khóa cho giải pháp được nhắc đến nhiều nhất hiện nay. Không chỉ dành cho những doanh nghiệp lớn, chuyển đổi số cũng dần trở thành một phần trong chiến lược phát triển dài hạn của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB/SME) tại Việt Nam.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ là bộ phận quan trọng trong thành phần kinh tế tư nhân và chiếm tỷ lệ lớn, 96,7% tổng số doanh nghiệp cả nước. Hàng năm, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đóng góp khoảng 40% GDP, nộp ngân sách nhà nước 30% và thu hút gần 60% lao động, v.v. Để hiểu rõ về những sai lầm cần thay đổi, các yếu tố tiên quyết cũng như lộ trình khi thực hiện chuyển đổi số cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, ASUS Việt Nam đã có cuộc trao đổi với ông Phạm Văn Tín, Giám Đốc Công Ty TNHH Tín Bảo Lan (TBL), với hơn 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, hỗ trợ các doanh nghiệp, tổ chức chuyển đổi số.

Ông Phạm Văn Tín (ngoài cùng, bên phải)

Theo nhận định từ các chuyên gia, đại dịch COVID-19 đã tạo ra cuộc khủng hoảng chưa từng có tiền lệ trong lịch sử đối với các chính phủ, doanh nghiệp và xã hội. Đại dịch cũng chính là hồi chuông cảnh cáo cho các doanh nghiệp cần có kế hoạch đối phó với sự gián đoạn để đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục. Điều này báo hiệu sự gia tăng đáng kể của quá trình chuyển đổi số trong các doanh nghiệp trong thời gian tới. Theo báo cáo của Cisco & IDC năm 2020 về mức độ trưởng thành số của các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMB/SME) tại 14 quốc gia thuộc khu vực Châu Á Thái Bình Dương, có tới 62% doanh nghiệp kỳ vọng chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tạo ra các sản phẩm, dịch vụ mới. 56% doanh nghiệp nhận thấy sự cạnh tranh đang thay đổi và chuyển đổi số giúp doanh nghiệp giữ được nhịp độ. Bên cạnh đó, trên 70% doanh nghiệp SMB/SME thuộc 3 vùng lãnh thổ (Bắc Mỹ, Châu Mỹ Latinh, Tây Âu) trả lời trong khảo sát rằng COVID-19 là động lực chính để họ quyết định tăng tốc quá trình chuyển đổi số. Thống kê này cho thấy các doanh nghiệp đã có nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của chuyển đổi số.

Ở nước ta, chính phủ đã tạo nhiều điều kiện để hỗ trợ doanh nghiệp trong chuyển đổi số như chỉ thị số 01/CT-TTg ngày 14/01/2020 của Thủ  tướng Chính phủ về thúc đẩy phát triển doanh nghiệp công nghệ số Việt Nam, đưa ra mục tiêu đến năm 2030 VN có ít nhất 100,000 doanh nghiệp số để phát triển kinh tế số. Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030; Xác định mục tiêu về phát triển kinh tế số, nâng cao năng lực cạnh tranh của nền kinh tế, đặt ra kế hoạch đến năm 2025 Việt Nam là kinh tế số chiếm 20% GDP. Theo đó, Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã phối hợp với Cơ quan Phát triển Quốc tế Hoa Kỳ (USAID) thông qua Dự án LinkSME triển khai Chương trình Hỗ trợ Doanh nghiệp chuyển đổi số giai đoạn 2021-2025. Với những bước đi thiết thực, ông Phạm Văn Tín tin rằng đây sẽ là những đòn bẩy mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên tận dụng để sẵn sàng thay đổi cục diện bộ máy tổ chức và phát triển bền vững.

Xu hướng chuyển đổi số trên thế giới.

Các năm gần đây, thế giới đã chứng kiến nhiều xu hướng chuyển đổi số nổi bật, giúp mang lại nhiều lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp ở bất kỳ quy mô nào.

Thứ nhất phải kể đến là giải pháp lưu trữ điện toán đám mây, theo nghiên cứu “The Digital Transformation of SMEs” của tổ chức Organisation for Economic Cooperation and Development (OECD), cho thấy có khoảng 20% doanh nghiệp vừa, 15% doanh nghiệp nhỏ được khảo sát, đầu tư vào các giải pháp lưu trữ điện toán đám mây. Các doanh nghiệp SMEs có xu hướng đầu tư vào các công nghệ liên quan đến email, phần mềm văn phòng, lưu trữ trực tuyến, các máy chủ cơ sở dữ liệu (hosting of databases). Trong các hoạt động áp dụng các dịch vụ liên quan đến điện toán đám mây Cloud Computing vào chuyển đổi số, các doanh nghiệp đặc biệt chú trọng vào các giải pháp lưu trữ điện toán đám mây CC - Storage of file.

Thứ hai là trí tuệ nhân tạo (AI), công nghệ được đánh giá có thể mang lại những giá trị đột phá cho doanh nghiệp. Theo bà Joumana Ghosn - Giám đốc Nghiên cứu ứng dụng, Viện nghiên cứu Trí tuệ Nhân tạo Mila (Canada), giải pháp trí tuệ nhân tạo cần được lựa chọn phù hợp cho từng doanh nghiệp.

Trong quản trị SMB/SME nói riêng, những xu hướng chuyển đổi số bao gồm giải pháp điện toán đám mây (Cloud) áp dụng trong việc quản lý dữ liệu sản xuất kinh doanh, xây dựng văn phòng thông minh bằng hệ thống nhận diện gương mặt, quản lý nhân sự, tài nguyên, kết nối từ xa. Ví dụ rõ nhất của việc áp dụng các giải pháp chuyển đổi số mà tất cả nhân viên – người lao động đều có thể hình dung rõ chính là sự xuất hiện của các toà nhà – văn phòng thông minh. Doanh nghiệp xây dựng văn phòng thông minh (Smart Office) là dạng văn phòng kỹ thuật số với công nghệ nhận diện gương mặt, phần mềm chấm công, quản lý nhân sự - tài nguyên, thiết bị hội nghị truyền hình, kết nối từ xa.

Tại Việt Nam, tình hình COVID-19 được xem là một cú huých đẩy nhanh xu hướng chuyển đổi số trong cộng đồng doanh nghiệp. Theo kết quả điều tra khảo sát “VCCI trong năm 2020 về rào cản trong hoạt động chuyển đổi số đối với các doanh nghiệp VN”, có đến hơn một nửa số doanh nghiệp đã ứng dụng các công nghệ số từ trước COVID-19 và gặt về những ích lợi đáng kể. Dịch bệnh COVID-19 đã khiến 25,7% số doanh nghiệp được khảo sát, trước đây chưa quan tâm đến việc áp dụng công nghệ số, đã bước đầu áp dụng và có ý định tiếp tục sử dụng công nghệ này trong tương lai. Ngoài ra, 17,3% doanh nghiệp chưa ứng dụng công nghệ  đã bắt đầu quan tâm đến việc này từ khi COVID-19 xảy ra.

Tích hợp hệ thống IT toàn diện của mô hình văn phòng thông minh áp dụng cho SMB/SME.

Một trong những giải pháp các SMB/SME nên cân nhắc áp dụng cho quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp chính là hệ thống IT toàn diện hay giải pháp “Tích hợp hệ thống”. Hệ thống IT toàn diện sẽ tạo kết nối xuyên suốt từ phần cứng đến phần mềm, bao gồm hạ tầng đường truyền mạng, thiết bị giám sát, hệ thống lưu trữ kết hợp với phần mềm quản lý thích ứng. Phần mềm mà các SMB/SME nên ưu tiên đầu tư gồm Hệ thống ERP được biết đến là công cụ do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các quy trình xử lý một cách tự động, giúp doanh nghiệp quản lý một cách có hệ thống các hoạt động chủ như kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, quản lý nhân sự, v.v. Hệ thống quản lý chấm công để giảm tải cho bộ phận nhân sự và tránh các rủi ro về chấm sai công, thiếu công và gian lận chấm công. Ngoài ra, còn các phần mềm khác như: Các công cụ giao tiếp nội bộ như Slack và HipChat; các công cụ quản lý nhóm, dự án như Trello, Jira, Basecamp, phần mềm BPM (Business Process Management – Phần mềm quản lý quy trình), v.v.

Một văn phòng thông minh không nhất thiết phải là những kỹ thuật công nghệ quá tiên tiến, nó có thể là những thiết bị số nhỏ gọn nhưng đáp ứng đầy đủ yêu cầu cần thiết như là một chiếc laptop ASUS ExpertBook

Lợi thế của hệ thống IT toàn diện không chỉ dừng lại ở tính kết nối đa chiều mà đây còn là điểm khởi đầu của việc xây dựng một văn phòng thông minh. Văn phòng thông minh cho phép nhân viên tương tác, lưu trữ dữ liệu, trao đổi dữ liệu trong nội bộ doanh nghiệp, làm việc nhóm; giao việc, quản trị dự án, công việc, tiến độ, báo cáo kết quả, đánh giá kết quả, tra cứu lịch sử công việc. Doanh nghiệp cũng có thể cung cấp các chức năng hỗ trợ dịch vụ nội bộ cho nhân viên (đặt phòng họp, điều xe, đặt suất ăn, xin nghỉ phép, yêu cầu chi trả công tác phí, yêu cầu văn phòng phẩm, v.v.) thông qua hệ thống. Tuy nhiên, một văn phòng thông minh không nhất thiết phải là những kỹ thuật công nghệ quá tiên tiến, nó có thể là những thiết bị số nhỏ gọn nhưng đáp ứng đầy đủ yêu cầu cần thiết như là một chiếc laptop ASUS ExpertBook thiết kế riêng cho môi trường doanh nghiệp có đủ các yếu tố như mỏng nhẹ, pin lâu sẵn sàng làm việc di động, mọi lúc mọi nơi; lại có thể kết nối và quản lý trực tiếp các hệ thống công nghệ chấm công, hệ thống mạng không dây; cấu hình mạnh mẽ của máy giúp nhân viên có thể khai thác dữ liệu hệ thống, xử lý công việc hiệu quả nhất. Máy bộ ASUS ExpertCenter có điểm mạnh về cấu hình, dễ dàng nâng cấp và đầy đủ kết nối chuyên dụng của máy tính để bàn truyền thống. Để phù hợp với văn phòng thông minh, chúng còn sở hữu tùy chọn phom máy nhỏ gọn, trang bị kết nối không dây Wifi và bluetooth tương tự các thiết bị di động khác. Nhờ vậy mọi thiết bị trong văn phòng giờ đây dễ dàng lắp đặt và tương tác, trao đổi dữ liệu được linh hoạt nhất.

ASUS và những tính năng phù hợp cho văn phòng thông minh của doanh nghiệp SME.

Theo Tín Bảo Lan, ASUS có dòng sản phẩm chuyên biệt và toàn diện cho doanh nghiệp như, laptop ASUS ExpertBook, máy bộ & máy AiO Asus Expert Center cung cấp hệ thống bảo mật gồm 3 lớp - cấp độ doanh nghiệp. Các dòng sản phẩm này giúp các công ty xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT liền mạch dễ dàng thông qua trung tâm điều khiển ASUS, và hệ thống quản lý CNTT tập trung. Hệ thống này cho phép nhân viên quản trị CNTT quản lý từ xa hàng trăm thiết bị với nhiều lớp bảo mật sử dụng nền tảng Intel vPro® và AI Security. Thêm vào đó Thiết bị phần cứng từ ASUS còn tích hợp tính năng bảo mật danh tính với chip TPM hay khóa BIOS, tấm chắn webcam vật lý và công nghệ sinh trắc học để đăng nhập, bao gồm cả nhận dạng vân tay và nhận dạng khuôn mặt, giúp dễ dàng quản lý tài sản doanh nghiệp tại với chi phí tối thiểu và sự an toàn tối đa. Đặc biệt phải kể đến dòng sản phẩm Doanh Nghiệp ASUS ExpertSeries với chức năng bảo vệ phần cứng toàn diện với khóa Kengsington hay cảnh báo xâm nhập khung vỏ máy đảm bảo an toàn vật lý toàn diện.

Ngoài ra, ASUS còn có gói bảo hành cao cấp chuẩn doanh nghiệp, có thể nâng cấp lên đến 05 năm, hỗ trợ toàn diện 24/7, dịch vụ bảo hành tận nơi. ASUS còn có đội ngũ chăm sóc khách hàng nhiệt huyết, xử lý nhanh các yêu cầu khi có sự cố, giúp giảm thiểu thời gian chết, nâng cao năng suất lao động cho doanh nghiệp. Với mức giá cạnh tranh, ASUS là lựa chọn phù hợp cho cả SMB/SME, tập đoàn lớn, và nhà máy.

Hơn thế nữa, ASUS, với hơn 57 nghìn giải thưởng uy tín, hiện dẫn đầu khu vực Châu Á Thái Bình Dương với các dòng máy tính laptop tiêu dùng và dòng sản phẩm laptop, phụ kiện gaming. Hãng công nghệ danh giá từ Đài Loan này cũng rất tập trung vào cải tiến, phát triển, và hiện sở hữu một bộ máy hoành tráng với hơn 14,500 nhân viên toàn cầu, 5,000 kỹ sư không ngừng nghiên cứu, phát triển sản phẩm để cho ra đời các sản phẩm công nghệ đỉnh cao và đầy tính sáng tạo.

Một số giải pháp đã được Tín Bảo Lan áp dụng thành công cho các doanh nghiệp như giải pháp ASUS, Microsoft 365, Azure, tích hợp hệ thống Giải pháp (VMware, HPE, Cisco, Dell EMC, Paloalto, Fortinet); Giải pháp về nhận diện biển số xe, quản lý xe ra vào tại công xưởng sản xuất với lượng công nhân viên lớn; Giải pháp về nhận diện khuôn mặt, chấm công cho các công ty yêu cầu về bảo mật và an ninh; Và giải pháp về nhận diện khói lửa trong an ninh phòng cháy chữa cháy.

Tháng 10 năm 2016, Công ty TNHH Tín Bảo Lan (TBL) đã ký kết trở thành đối tác Kim Cương của hãng công nghệ ASUS, chính thức là trung tâm ủy quyền của hãng ASUS, bảo hành các dòng sản phẩm: Laptop, Tablet, Desktop, Server, Workstation. Chi tiết về dịch vụ bảo hành được cập nhật thường xuyên trên http://tblpro.com/tt-bao-hanh-asus .