Trong bối cảnh COVID-19 khiến các công ty trong mọi ngành phải đánh giá lại hoạt động kinh doanh, "Chuyển Đổi Số" đang là từ khóa cho giải pháp được nhắc đến nhiều nhất hiện nay. Không chỉ dành cho những doanh nghiệp lớn, chuyển đổi số cũng dần trở thành một phần trong chiến lược phát triển dài hạn của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB/SME) tại Việt Nam. 
ASUS Việt Nam đã có cuộc trao đổi với ông Phạm Văn Tín, Giám Đốc Công Ty TNHH Tín Bảo Lan (TBL), với hơn 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, hỗ trợ các doanh nghiệp, tổ chức chuyển đổi số về lộ trình và giải pháp chuyển đổi số phù hợp cho doanh nghiệp SME.
Theo nhận định từ các chuyên gia, đại dịch COVID-19 đã tạo ra cuộc khủng hoảng chưa từng có tiền lệ trong lịch sử đối với các chính phủ, doanh nghiệp và xã hội. Đại dịch cũng chính là hồi chuông cảnh cáo cho các doanh nghiệp cần có kế hoạch đối phó với sự gián đoạn để đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục. Điều này báo hiệu sự gia tăng đáng kể của quá trình chuyển đổi số trong các doanh nghiệp trong thời gian tới.

Công ty TNHH Tín Bảo Lan - Trung tâm bảo hành ủy quyền và phân phối  sản phẩm ASUS

Năm quan niệm sai lầm trong thực hiện chuyển đổi số
Tuy nhiên, không phải nhà lãnh đạo nào cũng có cái nhìn bao quát đúng nhất về chuyển đổi số. Điều này dẫn đến nhiều bất cập trong việc hoạch định chiến lược cũng như xây dựng văn hóa tại doanh nghiệp đó. Điển hình, có năm quan niệm cần phải thay đổi nếu doanh nghiệp muốn chuyển đổi số thành công. 
Quan niệm thứ nhất là chuyển đổi số chỉ dành cho công ty lớn vì công ty lớn có nguồn tài chính mạnh nhưng trên thực tế, tất cả doanh nghiệp đều có thể bị lỗi thời và chạy sau đối thủ nếu không ứng dụng công nghệ. Các công ty với quy mô khác nhau nên phân tích và lập kế hoạch triển khai chuyển đổi số phù hợp với quy mô của mình. 
Quan niệm thứ hai là tập trung chuyển đổi số cho phòng công nghệ thông tin (CNTT) mà không có sự tham gia tích cực của cấp lãnh đạo, quản lý hoặc các bộ phận liên quan. Cách tư duy này không tạo được mối liên kết nội bộ, vốn là chìa khóa của chuyển đổi số. Chính vì thế chuyển đổi số nên là một phần của chiến lược phát triển chung của doanh nghiệp. 
Quan niệm thứ ba là có thể rập khuôn một công thức chuyển đổi số nhưng mỗi doanh nghiệp lại có đường hướng phát triển hoàn toàn riêng biệt. Trước khi bước vào chuyển đổi số, các doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ thực trạng doanh nghiệp, đảm bảo tầm nhìn và chiến lược chuyển đổi số phù hợp với mục tiêu phát triển chung của doanh nghiệp trong ngắn hạn và dài hạn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần tự đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số để có lộ trình thích hợp. 
Quan niệm thứ tư là chỉ cần ứng dụng công nghệ mới nhất sẽ tạo nên thành công của chuyển đổi số. Ứng dụng công nghệ luôn đi đôi với thách thức về tài chính. Vội vàng áp dụng những công nghệ “theo trend” như AI, Big Data, IOT sẽ gây ra sự lãng phí không đáng có vì khả năng hiện tại của doanh nghiệp chưa thể khai thác hết lợi thế của những công nghệ này. Doanh nghiệp nên đi từ cơ bản như sắp xếp lại cơ sở dữ liệu, xây dựng lại sơ đồ chuỗi giá trị, khảo sát lại cấu trúc và hạ tầng công nghệ, khảo sát trải nghiệm khách hàng, cũng như liên thông mọi quy trình rồi sau đó áp dụng các công cụ phân tích thông minh vào hệ thống. Điều này sẽ tạo ra những bước đi vững chãi, hướng đến mục tiêu phát triển bền vững cho doanh nghiệp. 
Quan niệm thứ năm là chỉ thực hiện chuyển đổi số 1 lần. Vì chuyển đổi số là một quá trình cải tiến liên tục, doanh nghiệp cần áp dụng vòng tròn quản trị Plan - Do - Check - Act (lập kế hoạch - thực hiện - kiểm tra - sửa đổi) để không ngừng cải thiện tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

TBL cung cấp các giải pháp phù hợp cho Doanh nghiệp

Những lưu ý trước khi thực hiện chuyển đổi số

Để vượt những vấn đề nêu trên, theo hướng dẫn chuyển đổi số cho doanh nghiệp tại Việt Nam của bộ KHĐT và USAID, trước khi doanh nghiệp bước vào chuyển đổi số các doanh nghiệp cần xác định mục tiêu chiến lược và tầm nhìn chuyển đổi số với lộ trình rõ ràng. Xây dựng chiến lược chuyển đổi số tích hợp vào chiến lược chung của doanh nghiệp dựa trên đánh giá mức độ sẵn sàng và mục tiêu của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nhằm giảm tải rủi ro cũng như tối ưu hiệu quả trong quá trình chuyển đổi số, các doanh nghiệp cần tìm một nhà cung cấp dịch vụ chuyển đổi số phù hợp cho doanh nghiệp mình để nhận được tư vấn về mặt giải pháp, công nghệ, cách xây dựng chính sách, đội ngũ nhân lực, hoạch định kế hoạch và định hướng. Chuyển đổi số là một quá trình hoàn thiện bao gồm nhiều bước khác nhau, vì vậy sẽ tốn kém rất nhiều chi phí, nếu không được lên kế hoạch cụ thể hoặc lựa chọn một dịch vụ chuyển đổi số không chuyên nghiệp thì có thể dẫn đến thiệt hại và ngưng trệ cho toàn doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc lồng ghép thông điệp chuyển đổi số vào văn hóa doanh nghiệp cũng là một trong những bước mang tính quyết định để hỗ trợ quá trình chuyển đổi số thành công. Doanh nghiệp cần truyền thông đầy đủ đến từng phòng ban, từng thành viên trong công ty để thay đổi nhận thức nhân viên, trang bị cho nhân viên kiến thức về nền tảng, giá trị của công cuộc chuyển đổi số và đào tạo những kỹ năng cần thiết. Song song với đó, doanh nghiệp cần đưa ra một lộ trình phù hợp, giúp mỗi một cá nhân có đủ thời gian chuyển mình, thích ứng tốt với những mảng công việc tạo ra giá trị cao hơn. Từ đó, nhân viên nhận thấy được cơ hội thăng tiến, phát triển sự nghiệp và thu nhập là những kết quả do chuyển đổi số mang lại cho chính bản thân họ. 

Lộ trình ba giai đoạn chuyển đổi số đề xuất cho doanh nghiệp SME

Doanh nghiệp hiện nay đã có nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của chuyển đổi số. Chính vì vậy, chuyển đổi số không còn là sự lựa chọn mà đã trở thành con đường tất yếu giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả quản trị hoạt động kinh doanh, thích ứng với bối cảnh mới về công nghệ, thị trường, thị hiếu khách hàng.
Để có thể chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp vừa và nhỏ nên chia lộ trình thành ba giai đoạn. 
Giai đoạn đầu tiên, SMB/SME phải chú trọng xây dựng hệ thống hạ tầng mạng vững chắc, xây dựng hệ thống lưu trữ dữ liệu và cơ sở dữ liệu với các công cụ bảo mật cao. Các thiết bị phần cứng đáng tin cậy như ASUS ExpertSeries gồm ASUS ExpertBook & máy bộ ASUS ExpertCenter đóng vai trò là đơn vị xây dựng nền tảng cho giai đoạn chuyển đổi, vận hành và phát triển chuyển đổi số cho doanh nghiệp với các giải pháp máy tính công nghệ tiên tiến, chất lượng vượt trội, hiệu suất cao, nâng cao sự linh hoạt, kết nối và  hiệu suất làm việc của nhân viên. Thiết bị cần đảm bảo độ bền bỉ tối ưu cho mọi hoạt động vận hành mỗi ngày không bị gián đoạn. Các sản phẩm của ASUS đều đạt chuẩn độ bền gắt gao của quân đội Mỹ, giảm thiểu chi phí sửa chữa bảo trì, và thời gian chết nhằm tối ưu khoản đầu tư của doanh nghiệp. Trong quá trình xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT, cần đặc biệt lưu ý đến tính an toàn và bảo mật tối đa, các SMB/SME nên chọn các thiết bị uy tín.
Bước chuẩn bị công phu ở giai đoạn đầu sẽ giúp doanh nghiệp tự tin triển khai các bước tiếp theo trong giai đoạn hai là tập trung vào việc chuyển đổi mô hình vận hành và môi trường làm việc, tối ưu, nâng cao năng lực làm việc và quản lý cho toàn bộ đội ngũ. Trọng tâm tập trung vào hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP (bao gồm việc kết nối chuỗi cung ứng), hệ thống quản trị nhân sự (HRM/HCM), chấm công, tính lương, quản trị kế hoạch, quản trị công việc, báo cáo. Sau khi đã đảm bảo được giai đoạn hai, doanh nghiệp có thể thực hiện lộ trình chuyển đổi số tại giai đoạn ba là gia tăng tính cạnh tranh của sản phẩm.