SharePoint là gì?

SharePoint là nền tảng quản lý tài liệu và cộng tác dựa trên web tích hợp nguyên bản với Microsoft Office. Mặc dù rất linh hoạt, SharePoint chủ yếu được sử dụng để lưu trữ tài liệu và giao tiếp thông tin giữa các doanh nghiệp.
Với SharePoint, người dùng có thể tạo mạng nội bộ (hoặc hệ thống internet nội bộ) hoạt động giống như bất kỳ trang web nào khác. Các trang con có thể được tạo cho các phòng ban hoặc nhóm cụ thể. Thông qua không gian tập trung, bảo mật này, người dùng có thể truy cập, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu.

Một số tính năng mà SharePoint cung cấp bao gồm:

• Chia sẻ bên ngoài doanh nghiệp: tệp và nội dung với mọi người cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
• Các tính năng quản lý nội dung: giúp doanh nghiệp sắp xếp, quản lý nội dung bằng cách sử dụng thư viện (libraries), danh sách (lists), metadata, quản lý hồ sơ, các records, các chính sách v.v…
• Các trang web nhóm/Team Site: cung cấp một nơi cho các nhóm người dùng được xác định trước để xem và cộng tác về nội dung, dữ liệu và tin tức/thông tin.
• Các trang web giao tiếp/Communication Site: dùng để chia sẻ và truyền đạt thông điệp giữa các doanh nghiệp với các dynamic sub-sites có thể tuỳ chỉnh.
• Ứng dụng dành cho thiết bị di động cho phép người dùng truy cập mạng nội bộ, trang nhóm/team sites và nội dung trên thiết bị Android, iOS và Windows.
• Tự động hóa quy trình kinh doanh bằng cách tạo cảnh báo và quy trình làm việc.
• Chức năng tìm kiếm giúp hiển thị những người có liên quan và nội dung quan trọng.

Lợi ích của việc sử dụng SharePoint

*Giao tiếp hiệu quả

Việc truyền đạt thông tin phù hợp vào đúng thời điểm và địa điểm đóng một phần quan trọng trong việc đưa ra các quyết định mang tính quan trọng. Các nhóm trong công ty có thể cộng tác bất kể thời gian và địa điểm một cách đáng tin cậy và an toàn để thực hiện công việc, tương tác và chia sẻ thông tin với nhau.

*Giải pháp linh hoạt cho tất cả

Sharepoint có sẵn trên Cloud, on-premises và hybrid. SharePoint có thể được sử dụng độc lập hoặc với Microsoft Office 365 tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. SharePoint Online phù hợp với mọi quy mô của doanh nghiệp từ vừa, nhỏ đến lớn.
SharePoint Online có thể giúp các công ty giảm bớt sự tham gia của đội ngũ CNTT cũng như yêu cầu về phần cứng. Với Office 365 (nay là Microsoft 365) doanh nghiệp hoặc các tổ chức thích mô hình on-premises hơn có thể nhận được những lợi ích tối đa phù hợp với nhu cầu của họ.

*Hiệu quả về chi phí

SharePoint tích hợp một số giải pháp doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất, có thể quản lý giúp các doanh nghiệp cung cấp giải pháp cho các trường hợp sử dụng khác nhau. SharePoint Online giảm chi phí phát triển, chi phí cơ sở hạ tầng CNTT, chi phí quản lý với khả năng phát triển vô tận. Các tính năng của SharePoint Online giúp các tổ chức phát triển ứng dụng và quản lý hoạt động, giảm chi phí sở hữu tổng thể (TCO).

*Triển khai liền mạch

Với các API và dịch vụ Web mạnh mẽ, SharePoint có thể được tích hợp vào hầu hết các hệ thống kế thừa và các phần mềm và công nghệ cũ hoặc hiện có khác hoặc bất kỳ phần mềm và công nghệ mới nào.

*Cổng thông tin công ty

Với các khả năng của intranet, Internet và extranet mạnh mẽ, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng không thể bỏ lỡ ShatrPoint và không chỉ như một trang web, SharePoint còn như một cổng thông tin công ty thông minh và tương tác được đóng gói đầy đủ.
Cổng thông tin công ty có thể lưu các thông tin kinh doanh khác nhau và các chức năng kinh doanh dưới dạng trang web và cổng mạng nội bộ, theo dõi các bên liên quan khác nhau của doanh nghiệp.

*Mạng nội bộ hiện đại (intranet)

Mạng nội bộ/intranet hiện đại của SharePoint giúp các doanh nghiệp tạo landing-page, cổng thông tin liên lạc của công ty, các trang riêng của phòng ban như bộ phận IT, Marketing, HR, Finance, Sales.

*Trải nghiệm hiện đại

SharePoint mang lại trải nghiệm hiện đại với các tuyển tập trang được liên kết với một trung tâm có chứa các yếu tố như điều hướng, xây dựng thương hiệu, xuất bản, tìm kiếm, chia sẻ và phân quyền, đa ngôn ngữ, giám sát hiệu suất v.v…

*Cộng tác

Cộng tác trong SharePoint giúp các tổ chức tạo chỉ số đo lường về giao tiếp, hệ thống, công cụ, quy trình có cấu trúc và tổ chức, các vai trò, trách nhiệm cũng như khả năng tương tác giữa những người có liên quan.

*Năng suất

SharePoint có khả năng tích hợp với các hệ thống cũ, phần mềm, công nghệ và ứng dụng Web hiện có, thông qua các dịch vụ web và API. SharePoint cũng cho ra các thông tin phân tích, thông tin kinh doanh, thông tin về quy trình làm việc giúp các doanh nghiệp có được thông tin chi tiết đồng thời tự động hóa quy trình kinh doanh do đó tăng năng suất đáng kể.

*Quản lý thông tin tốt hơn

Các doanh nghiệp cho phép các nhân viên có liên quan tiếp cận thông tin một cách an toàn. Cộng tác viên có thể tìm kiếm trong thư viện tài liệu và có thể truy cập tài liệu một cách an toàn với các quyền được cấp, kiểm tra thông tin phiên bản và metadata để biết ai và khi nào ai đó đã làm việc (như chỉnh sửa) trên cùng một tài liệu và theo dõi các thay đổi này.

*Tùy chỉnh và phát triển có thể mở rộng

SharePoint là một tập hợp các sản phẩm, phần mềm, công nghệ và là một nền tảng. Các tổ chức có thể tận dụng các khả năng của SharePoint để xây dựng các chức năng và tùy chỉnh nền tảng theo nhu cầu kinh doanh của họ.

*Quản lý tập trung

Cấu hình SharePoint, cài đặt hệ thống, bảo mật có thể được giám sát và kiểm soát từ bảng điều khiển SharePoint. Sao lưu, khôi phục, nâng cấp và các cơ chế kiểm soát sâu hơn khác đảm bảo việc quản trị ở cấp cao hơn được rõ ràng.
SharePoint cho phép theo dõi, ghi lại, lập lịch và phân tích các khía cạnh chia sẻ thông tin khác nhau. Các công cụ báo cáo SharePoint cung cấp tổng quan toàn diện về môi trường SharePoint cho các bên liên quan của SharePoint.

*Tối đa hóa ROI

SharePoint là một cách hiệu quả về chi phí để chia sẻ, sắp xếp và cộng tác. Các tổ chức có thể tối đa hóa ROI của họ với sự hợp tác nhóm, quản lý nội dung, kiến thức và tài liệu, cộng đồng nhân viên, tự động hóa quy trình và tạo quy trình làm việc, sử dụng mạng nội bộ (intranet) của công ty, cải thiện truyền thông công ty hiệu quả & giúp xây dựng thương hiệu.

Để tiết kiệm thời gian và tiền bạc, bạn cũng có thể gọi ngay cho chuyên viên của chúng tôi gửi yêu cầu tư vấn, Công ty TNHH Tín Bảo Lan (TBL) sẽ giúp bạn tìm được giải pháp phù hợp riêng với từng quy mô và nhu cầu cũng như ngân sách của Doanh nghiệp bạn. Tư vấn xây dựng lộ trình xây dựng hạ tầng CNTT trong tương lai của Doanh nghiệp theo từng bước phù hợp tiết kiệm chi phí và tối ưu hiệu suất công việc.